Update loonheffingen: vaste kostenvergoedingen en andere extraatjes

 

Het is altijd leuk om uw personeel een extraatje of onbelaste vergoeding te geven, maar let op: de regels luisteren nauw en de fiscus controleert streng. Vandaar een overzicht van een paar veel voorkomende kostenvergoedingen. Verder is er in een recent besluit opnieuw een aantal ‘puntjes op de i’ gezet.

De vaste kostenvergoeding
Erg belangrijk is dat een kostenvergoeding altijd vooraf onderbouwd is. Dat wil zeggen dat u een overzicht maakt van de kosten waarvoor de werknemer een vergoeding ontvangt. Een top drie van veel voorkomende kostenvergoedingen:

1. Representatiekosten: denk aan een bloemetje of koffie ‘buiten de deur’ voor een zakelijke relatie. Let op: de kosten voor gewone kleding (bijvoorbeeld een net pak) vallen hier niet onder.
2. Reiskosten: voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer mag u een kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor alle daadwerkelijk gereisde kilometers. Dit mag niet als u het vervoer van de werknemer regelt, bijvoorbeeld doordat de werknemer een lease-auto heeft.
3. Telefoon- en internet: als uw werknemer de telefoon, internet en andere communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone en een BlackBerry) voor meer dan 10% zakelijk gebruikt, kunt u de kosten hiervan onbelast vergoeden. Zorg wel dat u de omvang van de kosten kunt aantonen (stop bijvoorbeeld een kopie van de factuur in uw administratie)

In het recente besluit kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde:

Vertrouw op het handboek
Gebruikt u de informatie uit het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst binnen uw bedrijf, dan is er goed nieuws. De staatssecretaris heeft voor het eerst uitdrukkelijk bepaald dat een werkgever hiervan uit mag gaan, tenzij de informatie zo duidelijk onjuist is dat de werkgever dit in redelijkheid had moeten beseffen.

Jubileum
Als een werknemer een diensttijd van 25 of 40 jaar bereikt heeft mag u hem per gelegenheid één bruto maandsalaris netto verstrekken. Dit kon wel eens een probleem opleveren als de werknemer ook van de jubileumvrijstelling gebruik had gemaakt die tot 1 mei 1994 gold. Dat is niet zo: u kunt uw werknemer zonder problemen blij maken. U hoeft namelijk alleen de uitkering ná 1 mei 1994 mee te tellen bij de vraag of u de werknemer nog een onbelaste jubileumuitkering mag geven.

Koffiegeld
Kunnen uw werknemers tijdens werktijd onbeperkt koffie en thee pakken zonder daarvoor te betalen? Dan mag u hiervoor niet nogmaals een onbelaste vergoeding geven.

Rangorderegeling
Soms is er verwarring over welke regeling voorrang heeft op een andere regeling. De algemene stelregel is dat een specifieke regeling voorgaat op een algemene regeling tenzij uit wet of jurisprudentie iets anders blijkt. Als extra verduidelijking is nu toegevoegd dat een normbedrag nooit verlaagd mag worden door toepassing van een andere regeling. Bijvoorbeeld: als u aan een werknemer kantinemaaltijden verstrekt zonder dat hij of zij daarvoor hoeft te betalen geldt er bij broodmaaltijden een normbedrag van € 2,10 per maaltijd. Dit bedrag kan niet verder omlaag worden gebracht door een andere regeling toe te passen.