Vaste onbelaste kostenvergoedingen

Bij looncontroles van de belastingdienst wordt er veelvuldig naar deze vaste kostenvergoedingen gekeken en wordt er altijd gevraagd naar een onderbouwing c.q. specificatie van deze kostenvergoedingen.
Mocht deze ontbreken of onjuist zijn wordt er door de belastingdienst een hoge aanslag opgelegd over de afgelopen vijf jaar met een boete van minimaal 25% en heffingsrente. 

LET OP

• Een veel voorkomende fout is dat werknemers via een kostendeclaratie kosten vergoed krijgen en hiernaast ook een vaste kostenvergoeding voor deze kosten ontvangen. Het is raadzaam bij incidentele kosten deze via een kostendeclaratie te vergoeden.
• Ook moet bij ziekte rekening worden gehouden dat de vaste kostenvergoeding tijdelijk op nul wordt gesteld.

Indien u een werknemer een vaste onbelaste kostenvergoeding verstrekt of wilt gaan verstrekken kunt u zichzelf de volgende vragen stellen:

• werkt de werknemer regelmatig thuis?
• zo ja, welke middelen schaft hij/zij daarvoor aan (calculator, schrijfwaren, vakliteratuur, PC benodigdheden enz.)?
• maakt hij/zij thuis zakelijk gebruik van vaste telefoonlijn/internetverbinding?
• maakt hij/zij zakelijk gebruik van de mobiele telefoon? Bij meer dan 10% zakelijk gebruik kunt u de kosten onbelast vergoeden.
• wordt er regelmatig naar klanten gereisd?
• welke extra kosten worden gemaakt naar aanleiding van deze reizen? (denk aan kleine consumpties onderweg, kleine lunches onderweg)
• worden er kosten gemaakt in verband met werklunches en werkdiners?
• beschikt hij/zij over een auto van de zaak?
• zo ja, welke kosten worden met betrekking tot het gebruik van deze door de werknemer  betaald? (bijvoorbeeld parkeerkosten zowel zakelijk als privé, autowassen, kleine kosten (zoals ijskrabber, olie)
• worden er door de werknemer (kleine) representatiekosten gemaakt ten behoeve van zakelijke contacten? (bijvoorbeeld cadeaus aan klanten, consumpties aan klanten)

Indien bovenstaande vragen in kaart zijn gebracht kan mede door het bewaren van bonnetjes over drie maanden en het bewaren van agenda’s, er per kostensoort een specificatie (onderbouwing) worden gemaakt van de gemaakte kosten per maand. Ook kunt u uw CAO erop naslaan wat afgesproken is inzake onbelaste kostenvergoedingen. Een aanvullende arbeidsovereenkomst in verband met het toekennen van een vaste kostenvergoeding zou opgesteld kunnen worden. Mocht u hierbij hulp kunnen gebruiken kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Wij kunnen u een voorbeeld van een onderbouwing en een aanvullende arbeidsovereenkomst doen toekomen.